Der GoBD-Tsunami rollt an und viele Unternehmen stehen noch am Strand
Man kann von einem GoBD-Tsunami sprechen: In Betriebsprüfungen wurde die Verfahrensdokumentation (VD) oft nicht angefordert oder nur oberflächlich geprüft. Doch das ändert sich gerade radikal.
Für die Veranlagungszeiträume ab 2024 gilt: Die Finanzverwaltung wird die GoBD konsequent anwenden und die VD künftig systematisch anfordern und bewerten. Wer dann keine aktuelle, nachvollziehbare und vollständige Verfahrensdokumentation vorlegen kann, wird in der Prüfung erhebliche Probleme bekommen.
💣 Die Verfahrensdokumentation – das Herzstück jeder Betriebsprüfung
Die Verfahrensdokumentation (VD) ist spätestens mit der GoBD-Novelle 2024 das zentrale Dokument, auf das sich jede Betriebsprüfung stützt. Sie beschreibt, wie Ihre Buchhaltung organisatorisch und technisch funktioniert: vom Rechnungseingang über die digitale Ablage bis zur Archivierung.
Doch in der Praxis erleben wir etwas anderes:
👉 Rund zwei Drittel aller CFOs und kaufmännischen Leiter haben sich mit dem Thema nie ernsthaft befasst oder es bewusst verdrängt.
In den letzten sechs Monaten haben wir rund 200 Gespräche mit Buchhaltungsverantwortlichen geführt, und das mit ernüchternden Ergebnissen:
25 % kannten den Begriff Verfahrensdokumentation nicht oder hielten ihn für ein Datenschutz-Thema (Verwechslung mit dem DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis).
40 % wissen zwar, dass sie eine VD brauchen – haben aber keine aktuelle oder vollständige Version.
Das bedeutet: Nur etwa jedes dritte Unternehmen könnte heute in einer Betriebsprüfung die gemäß GoBD notwendigen Dokumentation vorlegen.
🚨 Ein fataler Irrtum: „Wir erstellen das einfach, wenn die Prüfung kommt“
Dieser Satz fällt oft – und er ist brandgefährlich. Denn eine Verfahrensdokumentation kann nicht rückwirkend erstellt werden. Sie beschreibt immer den aktuell gelebten Zustand („heute bis auf weiteres“) – nie die Vergangenheit.
Eine „schnell vor der Prüfung“ erstellte oder rückdatierte Verfahrensdokumentation fällt bei einer Betriebsprüfung sofort auf. In einigen Fällen haben Betriebsprüfer bereits IT-Forensiker eingeschaltet, um das tatsächliche Erstellungsdatum der vorgelegten Dokumentation zu überprüfen. Das kann – je nach Befund – den Verdacht auf Steuerhinterziehung oder Urkundenfälschung begründen und in ein Steuerstrafverfahren führen.
Was als schnelle Problemlösung gedacht war, kann also in einer Katastrophe enden.
🧭 Was Sie jetzt tun sollten
Die neuen GoBD gelten für alle Besteuerungszeiträume ab 2024. Spätestens ab 2027/2028 werden diese Jahre geprüft. Und dann zählt, was jetzt dokumentiert ist.
👉 Erstellen und pflegen Sie Ihre Verfahrensdokumentation heute, nicht morgen.
👉 Sorgen Sie dafür, dass sie aktuell, nachvollziehbar und revisionssicher ist.
Mit Auditry gelingt das einfach und sicher: Unsere KI-gestützte Lösung führt Sie durch alle GoBD-Anforderungen, dokumentiert jede Änderung nachvollziehbar und sorgt für eine regelmäßige Aktualisierung. Genau so, wie es die Prüfer erwarten.
❗️Handeln Sie jetzt!
Eine gute Verfahrensdokumentation schützt nicht nur vor formalen Mängeln – sie schützt auch Sie persönlich vor unnötigen Risiken. Warten Sie nicht auf die Betriebsprüfung. Handeln Sie jetzt, bevor aus einem Versäumnis ein Verdacht wird.